Privacyverklaring

1. Wie verantwoordelijk is voor uw gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke is Square Software SH.P.K., een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, ingeschreven bij het Albanese Nationale Ondernemingscentrum (QKB) onder NIPT M51418039H, met statutaire zetel te Rruga Millosh Shutku, Nd. 14, H. 3, Ap. 17, Njësia Administrative Nr. 1, 1004 Tiranë, Albania.

Schrijf voor alles wat in deze verklaring staat naar privacy@square.al. Dat adres bereikt de mensen die daadwerkelijk op een verzoek kunnen handelen en is het adres waarmee u de rechten in paragraaf 8 uitoefent.

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Artikel 33 van wet 124/2024 verplicht daartoe alleen overheidsinstanties, verwerkingsverantwoordelijken wier kernactiviteit bestaat uit stelselmatige en grootschalige monitoring van personen, en verwerkingsverantwoordelijken wier kernactiviteit grootschalige verwerking van bijzondere of strafrechtelijke gegevens omvat. Geen daarvan beschrijft ons: onze kernactiviteit is software op maat bouwen, en de verwerkingen in deze verklaring zijn bijkomstig aan het draaien van een website. Het bovenstaande mailadres is in plaats daarvan het contactpunt.

Wij hebben geen vertegenwoordiger in de Europese Unie aangewezen. Wij hebben onze op de EU gerichte verwerkingen getoetst aan de uitzondering in artikel 27, lid 2, AVG en menen dat deze van toepassing is, omdat die verwerking beperkt blijft tot wat in deze verklaring staat, geen grootschalige verwerking van bijzondere categorieën gegevens omvat en waarschijnlijk geen risico voor uw rechten en vrijheden oplevert. U kunt ons rechtstreeks bereiken op het bovenstaande adres, en paragraaf 9 vertelt waar u kunt klagen als u dat liever niet doet.

2. Welk recht van toepassing is

Wij zijn in Albanië gevestigd, dus wet nr. 124/2024 "Betreffende de bescherming van persoonsgegevens" geldt voor alles wat wij verwerken, waar de verwerking ook plaatsvindt (artikel 4, lid 1, onder a). Die wet vervangt wet nr. 9887 van 10 maart 2008, die door artikel 99, lid 1, is ingetrokken toen de nieuwe wet in 2025 in werking trad. Elke verwijzing naar wet 9887/2008 in een ouder document van ons moet worden gelezen als een verwijzing naar wet 124/2024.

Wij bieden onze diensten ook aan personen en ondernemingen in de Europese Unie aan, dus de AVG geldt op grond van artikel 3, lid 2, daarnaast voor bezoekers die zich in de EU bevinden. Wet 124/2024 verklaart in haar eigen tekst volledig te zijn afgestemd op de AVG, dus in de praktijk leggen beide ons dezelfde verplichtingen op en volstaat deze ene verklaring voor beide. Mochten zij ooit uiteenlopen, dan passen wij toe wat u meer bescherming geeft.

3. Wat wij verwerken, waarom en op welke grondslag

a) De Site leveren en werkend houden. Om u een pagina te bezorgen verwerken onze servers en ons contentdistributienetwerk noodzakelijkerwijs uw IP-adres, het adres van de opgevraagde pagina, het tijdstip van het verzoek, de responsstatus en de identificatie van uw browser en besturingssysteem. Wij gebruiken dat om de Site te leveren, storingen te diagnosticeren en misbruik zoals geautomatiseerde vloedgolven te stoppen. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij het uitbaten en verdedigen van een werkende website (artikel 7, lid 1, onder dh, van wet 124/2024 en artikel 6, lid 1, onder f, AVG). Wij gebruiken deze gegevens niet om een beeld van u op te bouwen en combineren ze met niets anders.

b) Bezoeken tellen zonder u te identificeren. Los van elk analyseproduct tellen wij paginaweergaven en een korte vaste lijst interacties op onze eigen servers, voor iedere bezoeker. Deze meting gebruikt geen cookies, schrijft niets naar uw apparaat en leest er niets van. Zij maakt geen enkele identificator aan, ook geen tijdelijke of gehashte, en uw IP-adres wordt nooit gelezen: het land komt uit een header die ons contentdistributienetwerk toevoegt voordat het verzoek ons bereikt. Wat wordt opgeslagen is een dagtotaal per pagina, per gebeurtenis, per land, per taal en per verwijzende website. Er wordt nooit een vastlegging van een afzonderlijk bezoek gemaakt, dus niets hiervan is naar u te herleiden en er worden geen persoonsgegevens verwerkt. Stuurt uw browser een Global Privacy Control- of Do Not Track-signaal, dan tellen wij het bezoek helemaal niet.

c) Analyse, alleen met uw toestemming. Zet u Analyse aan in de cookiebanner, dan gebruiken wij Google Analytics 4 om geaggregeerd te begrijpen hoe de Site wordt gebruikt. Tot uw toestemming houdt Google Consent Mode alle vier de opslagsignalen op "geweigerd" en worden er geen analysecookies geschreven. De grondslag is uw toestemming (artikel 7, lid 1, onder a, van wet 124/2024 en artikel 6, lid 1, onder a, AVG), die u altijd kunt intrekken via "Cookie-instellingen" onderaan de pagina.

d) Sessie-opname, alleen met uw toestemming. Zet u Analyse aan, dan laden wij ook Microsoft Clarity, dat kliks, mausbeweging, scrollen en een weergave van uw interactie met de pagina vastlegt, zodat wij kunnen vinden wat stuk is. Het krijgt niet alleen een signaal over uw keuze: het wordt vóór uw toestemming helemaal niet geladen, dus daarvoor wordt niets opgenomen. Het contactformulier en het sollicitatieformulier zijn volledig gemaskeerd, dus wat u daarin typt, inclusief elk bestand dat u bijvoegt, wordt nooit vastgelegd. Wij gebruiken het niet om u te identificeren. De grondslag is uw toestemming.

e) Advertenties, alleen met uw toestemming. Wij promoten onze eigen diensten via Google Ads. Zet u Advertenties aan, dan kunnen advertentie-identificatoren op uw apparaat worden opgeslagen zodat wij kunnen meten welke advertentie tot een aanvraag leidde en u, waar van toepassing, elders onze advertenties kunnen laten zien. Laat u het uit staan, dan wordt geen advertentieopslag gebruikt en worden advertentie-klikidentificatoren uit uitgaande verzoeken verwijderd. De grondslag is uw toestemming, en u kunt dit afzonderlijk weigeren zonder analyse te weigeren.

f) Waar een aanvraag vandaan kwam, alleen met uw toestemming. Zet u Analyse aan, dan noteren wij in uw browser, voor de duur van uw bezoek, de eerste pagina die u zag, de site die u doorverwees en eventuele campagneparameters in het adres, en voegen wij dat bij een aanvraag als u er een stuurt, zodat wij weten welke kanalen werkelijk werk opleveren. Zet u Analyse niet aan, dan wordt er niets weggeschreven en is de informatie verdwenen zodra u vertrekt. De grondslag is uw toestemming.

g) Het contactformulier. Stuurt u ons een aanvraag, dan verwerken wij uw naam, uw e-mailadres en uw bericht, die verplicht zijn, plus uw telefoonnummer, bedrijf en onderwerp als u die opgeeft, of u om een wederkerige NDA vroeg, de taal waarin u schreef, en de herkomstinformatie uit f) als u daarvoor toestemming gaf. Wij leggen ook het IP-adres vast waarvan de aanvraag kwam en uw browseridentificatie. De grondslag voor het behandelen van de aanvraag zelf is dat de verwerking noodzakelijk is om op uw verzoek stappen te zetten voorafgaand aan een overeenkomst (artikel 7, lid 1, onder b, van wet 124/2024 en artikel 6, lid 1, onder b, AVG), of ons gerechtvaardigd belang om u te antwoorden wanneer er geen overeenkomst in het vooruitzicht ligt. De grondslag voor het IP-adres en de browseridentificatie is beperkter: ons gerechtvaardigd belang om misbruik van een openbaar formulier te voorkomen en aan te tonen, wat ook de reden is dat wij het formulier in frequentie begrenzen. Zij worden ruim vóór de aanvraag zelf gewist, zoals paragraaf 7 uiteenzet.

h) Sollicitaties. Solliciteert u op een functie, dan verwerken wij uw voor- en achternaam, e-mailadres, de functie waarop u solliciteerde en, als u die opgeeft, uw telefoonnummer, LinkedIn- en portfolio-adres, uw motivatiebrief en uw cv-bestand. Wij leggen ook het IP-adres en de browseridentificatie vast, om dezelfde reden van misbruikpreventie als hierboven. De grondslag is dat de verwerking noodzakelijk is om op uw verzoek stappen te zetten voorafgaand aan een arbeidsovereenkomst, en ons gerechtvaardigd belang bij het voeren van een wervingsproces. Stuur ons geen gegevens over gezondheid, godsdienst, politieke opvatting, vakbondslidmaatschap, seksueel leven, etnische afkomst of biometrische of genetische informatie: wij vragen er niet om, wij hebben ze niet nodig, artikel 9 van wet 124/2024 verbiedt de verwerking ervan zonder specifieke grondslag, en stuurt u ze toch, dan verwijderen wij ze in plaats van ze te gebruiken.

i) U daarna antwoorden. Nadat u ons hebt geschreven, verwerken wij de daaropvolgende correspondentie op onze eigen mailserver, op dezelfde grondslagen als de aanvraag of sollicitatie waartoe zij behoort.

j) Hulpmiddelen die uw gegevens op uw apparaat houden. De reken-hulpmiddelen voor salaris, btw, NIPT en fiscalisatie, de projectschatter en de cv-bouwer werken alle in uw browser. De rekenhulpmiddelen sturen ons helemaal niets. De projectschatter bewaart de schatting alleen voor de duur van uw bezoek in uw browser, zodat het contactformulier vooraf kan worden ingevuld als u het wilt versturen, waarna g) van toepassing is. De cv-bouwer slaat wat u typt, inclusief een eventuele foto, op in uw eigen browseropslag en nergens anders: het wordt nooit naar ons verzonden, wij kunnen het niet zien, en het wissen van uw browseropslag of het gebruik van de wisknop in het hulpmiddel verwijdert het.

k) De livechat. Opent u de chat en stuurt u een bericht, dan verwerken wij wat u schrijft, de pagina waar u begon, uw land, uw browseridentificatie en, als u die wilt geven, uw naam en e-mailadres. Dat hoeft niet: de chat werkt zonder, en wij weten niet wie u bent tenzij u het ons vertelt. In uw browser wordt een willekeurig token opgeslagen zodat wij u uw eigen gesprek kunnen tonen als u terugkomt. Het gesprek wordt doorgezet naar onze interne Mattermost-werkruimte zodat een mens u antwoordt en geen robot. De grondslag is dat de verwerking noodzakelijk is om op uw verzoek stappen te zetten voorafgaand aan een overeenkomst, of ons gerechtvaardigd belang om u te antwoorden. Uw browseridentificatie wordt na 3 maanden verwijderd en het hele gesprek na 12.

4. Cookies en vergelijkbare technieken

Standaard is alleen strikt noodzakelijke opslag actief. Analyse en Advertenties zijn elk optioneel, elk afzonderlijk te weigeren, en geen van beide staat aan tenzij u ze aanzet. U kunt uw keuze altijd wijzigen via "Cookie-instellingen" onderaan de pagina, en intrekken is precies zo eenvoudig als toestemmen, zoals artikel 8, lid 3, van wet 124/2024 vereist.

Maakt u een keuze, dan leggen wij die in uw browser vast met de datum en de versie van de categorieën die u te zien kreeg, omdat artikel 8, lid 1, ons verplicht te kunnen aantonen dat u toestemming gaf. Die vastlegging blijft op uw apparaat, wordt niet naar ons gestuurd en wordt niet gebruikt om u te volgen.

Onze Cookieverklaring somt elke cookie en opslagsleutel op die de Site gebruikt, waarvoor elk dient en welke toestemming vereisen.

5. Wie uw gegevens verder ziet

Wij verkopen geen persoonsgegevens, delen ze niet voor advertenties van anderen en maken geen deel uit van een groep waarbinnen gegevens rondgaan. Dit zijn de enige categorieën ontvangers, en elk daarvan is ingeschakeld op grond van een schriftelijke overeenkomst die hen bindt om uitsluitend volgens onze instructies te verwerken, zoals artikel 26 van wet 124/2024 vereist.

• Hetzner Online GmbH (Duitsland), dat de servers in Finland levert waarop de Site en de database draaien en dus technische toegang heeft tot wat daar is opgeslagen.
• Cloudflare, Inc., dat als contentdistributienetwerk en beveiligingslaag vóór de Site staat en dus de verkeersgegevens uit paragraaf 3, onder a, verwerkt.
• Google Ireland Limited en gelieerde ondernemingen, voor Google Analytics 4 en Google Ads, en alleen voor bezoekers die toestemming gaven.
• Microsoft Ireland Operations Limited en gelieerde ondernemingen, voor Microsoft Clarity, en alleen voor bezoekers die toestemming gaven.
• Onze eigen systemen die wij zelf hosten in plaats van inkopen: de mailserver die de melding en het antwoord vervoert, en de interne Mattermost-werkruimte op ons eigen domein waar een nieuwe aanvraag of sollicitatie wordt geplaatst zodat de juiste persoon haar ziet. Geen van beide is een dienst van derden.
• Professionele adviseurs zoals advocaten en accountants, wanneer wij advies nodig hebben over een zaak waarbij uw gegevens betrokken zijn.
• Overheidsinstanties en rechters, wanneer wij wettelijk verplicht zijn informatie te verstrekken of een rechtsvordering moeten verdedigen.

Zouden wij de onderneming of een deel daarvan ooit overdragen, dan kunnen de hier beschreven gegevens overgaan naar de verkrijger, die aan deze verklaring gebonden zou zijn totdat hij u rechtsgeldig iets anders meedeelt.

6. Waar uw gegevens staan en doorgifte naar het buitenland

De Site en de database draaien op servers in Helsinki, Finland, binnen de Europese Unie. Aanvragen, sollicitaties en cv’s worden dus in de EU opgeslagen en niet in Albanië, hoewel wij ze benaderen vanuit Albanië, waar wij gevestigd zijn.

Omdat u ons de gegevens rechtstreeks verstrekt en wij de ontvangende verwerkingsverantwoordelijke zijn, is die eerste verzameling geen "doorgifte" in de zin van de AVG en is daarvoor geen doorgiftemechanisme nodig. Wat wel een doorgifte kan zijn, is ons verdere gebruik van dienstverleners buiten Albanië, waarop artikel 39 en volgende van wet 124/2024 van toepassing zijn. Bevindt de ontvanger zich in een land dat de Commissaris op grond van artikel 40 een passend beschermingsniveau heeft toegekend, dan is dat de grondslag. Bestaat een dergelijk besluit niet, dan zijn de passende waarborgen van artikel 41 de grondslag, in de praktijk de standaardcontractbepalingen in de verwerkingsvoorwaarden van onze dienstverleners. De dienstverleners in paragraaf 5 zijn gecontracteerd via hun Ierse of Duitse entiteiten, en enkele van hen verwerken op grond van die bepalingen gegevens in de Verenigde Staten.

U hebt er recht op te weten welke waarborgen gelden en daarvan een kopie te ontvangen. Schrijf naar privacy@square.al en wij vertellen u welke landen betrokken zijn en sturen u de betreffende bepalingen.

7. Hoe lang wij ze bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang het doel waarvoor zij zijn verzameld dat vergt, en wij handhaven dat met een geplande taak in plaats van met goede bedoelingen. De termijnen lopen vanaf de dag waarop wij de gegevens ontvingen.

• Aanvragen via het contactformulier: 36 maanden, waarna de hele vastlegging wordt verwijderd. Het IP-adres, de browseridentificatie en de herkomstinformatie die eraan hangen worden eerder gewist, na 12 maanden, omdat het misbruikpreventiedoel dat zij dienen lang vóór het commerciële doel is uitgewerkt.
• Sollicitaties: het cv-bestand wordt na 12 maanden verwijderd en de rest van de sollicitatie na 24 maanden. Nemen wij u aan, dan wordt de sollicitatie deel van uw personeelsdossier en gelden in plaats daarvan de regels voor dat dossier.
• E-mailcorrespondentie: bewaard bij de aanvraag of sollicitatie waartoe zij behoort en op hetzelfde schema verwijderd.
• Livechatgesprekken: uw browseridentificatie wordt na 3 maanden verwijderd en het hele gesprek, inclusief wat u typte en een eventuele naam of e-mailadres, na 12 maanden.
• Verkeers- en beveiligingsvastleggingen uit paragraaf 3, onder a: dagen tot weken, volgens de bewaartermijn van onze infrastructuurleveranciers, en nooit gebruikt buiten de doelen in die alinea.
• Gegevens van Google Analytics 4 en Microsoft Clarity: bewaard door Google en Microsoft volgens de instellingen die hun producten ons bieden, en onze Analytics-property staat op de kortste bewaartermijn voor gebeurtenisgegevens die het product toelaat.
• Onze eigen bezoektellingen: onbeperkt bewaard, omdat het dagtotalen zijn die geen persoonsgegevens bevatten die kunnen verlopen.
• Uw cookiekeuze: blijft in uw browser tot u haar wijzigt of uw browseropslag wist.

Wij bewaren iets alleen langer dan de bovenstaande termijnen wanneer wij dat moeten, bijvoorbeeld zolang een rechtsvordering of een verzoek van een autoriteit loopt, en niet langer dan dat.

8. Uw rechten

De artikelen 13 tot en met 20 van wet 124/2024, en de overeenkomstige artikelen van de AVG, geven u de volgende rechten op uw eigen gegevens. Het uitoefenen ervan is gratis.

• Geïnformeerd worden over de verwerking, waarvoor dit document dient.
• Bevestiging krijgen of wij gegevens over u verwerken en een kopie daarvan, samen met de gegevens die artikel 14 noemt.
• Onjuiste gegevens laten corrigeren en onvolledige gegevens laten aanvullen.
• Gegevens laten verwijderen, inclusief het recht op vergetelheid in artikel 16, wanneer een van de wettelijke gronden van toepassing is.
• De verwerking laten beperken zolang een geschil over juistheid of rechtmatigheid loopt.
• De gegevens die u ons gaf ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, en ze laten doorsturen naar een andere verwerkingsverantwoordelijke waar dat technisch haalbaar is.
• Bezwaar maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang. Verwerken wij voor direct marketing, dan is het bezwaar absoluut: artikel 46, lid 4, geeft u het recht altijd bezwaar te maken en wij moeten stoppen, zonder ons belang tegen het uwe af te wegen.
• Niet worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen voor u.
• Een gegeven toestemming altijd intrekken, zonder dat dit de rechtmatigheid aantast van wat vóór de intrekking is gedaan.

Schrijf om een van deze rechten uit te oefenen naar privacy@square.al en zeg welk recht u uitoefent. Wij antwoorden binnen 30 dagen, zoals artikel 14 vereist. Is uw verzoek uitzonderlijk complex, dan hebben wij mogelijk langer nodig en leggen wij u binnen die 30 dagen uit waarom. Kunnen wij uit het verzoek niet opmaken wie u bent, dan kunnen wij om voldoende informatie vragen om daar zeker van te zijn, want uw gegevens aan de verkeerde persoon geven zou een ernstiger fout zijn dan een traag antwoord.

Wij nemen geen geautomatiseerde besluiten over u en stellen geen profielen van u op. Niets op de Site beslist iets over u zonder dat er een mens bij betrokken is.

9. Als u een klacht wilt indienen

Wij horen het liever eerst van u, omdat de meeste dingen rechtstreeks sneller op te lossen zijn. Maar dat hoeft niet, en u kunt bij een toezichthouder klagen ongeacht of u het bij ons hebt aangekaart.

In Albanië is de toezichthouder de Komisioneri për të Drejtën e Informimit dhe Mbrojtjen e të Dhënave Personale: Rr. "Abdi Toptani", Nd. 5, 1001 Tiranë, Albania, telefoon +355 42 237 200, e-mail info@idp.al, idp.al.

Bevindt u zich in de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte, dan kunt u in plaats daarvan klagen bij de gegevensbeschermingsautoriteit van het land waar u woont of werkt, of waar het probleem zich voordeed. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. U hebt ook het recht naar de rechter te stappen en schadevergoeding te vorderen voor schade door onrechtmatige verwerking.

10. Kinderen

De Site is gericht op ondernemingen en op mensen die werk zoeken, niet op kinderen, en wij verzamelen niet bewust gegevens over kinderen. Baseren wij ons voor een onlinedienst op toestemming, dan maakt artikel 8, lid 6, van wet 124/2024 die toestemming pas geldig vanaf 16 jaar; daaronder moet zij door een ouder of voogd worden gegeven of bekrachtigd. Denkt u dat een kind ons persoonsgegevens heeft gegeven, schrijf ons dan en wij verwijderen ze.

11. Beveiliging, en wat er gebeurt als die faalt

Verkeer naar en van de Site is versleuteld tijdens het transport en de Site wordt alleen over HTTPS geleverd, met HTTP Strict Transport Security. Het beheergedeelte waar aanvragen, sollicitaties en cv’s worden bekeken zit achter authenticatie, een cv is alleen te downloaden door een ingelogde beheerder, en de toegang is beperkt tot de mensen die haar nodig hebben. De openbare formulieren zijn in frequentie begrensd en bevatten een onzichtbaar veld dat geautomatiseerde inzendingen opvangt. Wij houden het platform en zijn afhankelijkheden bijgewerkt. Geen enkele maatregel maakt een systeem volmaakt veilig en wij beweren niet het tegendeel.

Gebeurt er een inbreuk op persoonsgegevens, dan verplicht artikel 29 van wet 124/2024 ons de Commissaris zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 72 uur na kennisname te informeren, tenzij de inbreuk waarschijnlijk geen risico voor uw rechten en vrijheden oplevert, en u rechtstreeks te informeren wanneer het risico voor u waarschijnlijk hoog is. Wij hebben daarvoor een schriftelijke procedure en documenteren elke inbreuk, zoals artikel 29, lid 6, vereist.

12. Of u ons uw gegevens moet geven

De gegevens in paragraaf 3, onder a, zijn onvermijdelijk: zo levert het internet een pagina, en konden zij niet worden verwerkt, dan kon de Site u niet worden getoond. Al het overige is uw keuze. U kunt de hele Site lezen zonder ergens toestemming voor te geven, zonder een formulier in te vullen en zonder ons te vertellen wie u bent.

Kiest u ervoor contact op te nemen of te solliciteren, dan zijn de als verplicht gemarkeerde velden echt verplicht, en het enige gevolg van het niet verstrekken ervan is dat wij de aanvraag niet kunnen beantwoorden of de sollicitatie niet kunnen beoordelen. Er is geen ander nadeel voor u.

13. Wijzigingen in deze verklaring

Wijzigen wij hoe wij persoonsgegevens verwerken, dan werken wij deze pagina bij en passen wij de datum bovenaan aan voordat de wijziging ingaat. Raakt een wijziging u wezenlijk, dan doen wij meer dan de datum aanpassen: wij melden het op de Site en waar de wijziging uw toestemming vergt, vragen wij die opnieuw in plaats van haar te veronderstellen.

Deze versie van 7 september 2026 vervangt de in augustus 2026 laatst bijgewerkte versie volledig. Zij is herschreven omdat de vorige tekst was gebaseerd op wet 9887/2008, die is ingetrokken.