Një program kontabiliteti i mirë në Shqipëri bën tri gjëra pa ju shtuar punë: mban kontabilitetin sipas standardeve në fuqi, nxjerr librin e shitjeve dhe librin e blerjeve për deklaratën e TVSH-së dhe i merr faturat drejtpërdrejt nga fiskalizimi, pa i hedhur dy herë. Pjesa tjetër varet nga madhësia e biznesit dhe nga mënyra si punoni.
Ky udhëzues u drejtohet dy lexuesve: pronarit që zgjedh programin për biznesin e vet dhe kontabilistit që mban shumë biznese njëkohësisht. Më poshtë gjeni kriteret që vlejnë në Shqipëri, një përgjigje të drejtpërdrejtë për programet falas dhe Excel-in, si dhe pyetjet që duhet t’i bëni çdo shitësi para se të vendosni.
Çfarë bën një program kontabiliteti dhe çfarë nuk bën
Programi i kontabilitetit regjistron veprimet e biznesit në llogari: mban ditarin dhe planin kontabël, nxjerr librat dhe, në fund të vitit, pasqyrat financiare. Ai nuk lëshon fatura për klientin dhe nuk i raporton ato te tatimet.
Këtë punë e bën një program fiskalizimi, i cili e nënshkruan faturën dhe e dërgon në kohë reale te tatimet, ku ajo merr NIVF-në. Një program për fatura krijon dhe dërgon faturat, përfshirë faturat elektronike drejt bizneseve të tjera.
Në praktikë, shumë biznese përdorin dy prej këtyre programeve. Më shumë se emri i secilit, rëndësi ka që të flasin me njëri-tjetrin: fatura që lëshohet një herë duhet të arrijë te librat pa u hedhur sërish.
Programet ndryshojnë edhe nga vendi ku punojnë: në kompjuterin tuaj ose në internet (cloud). Te i pari kujdeseni vetë për kopjet rezervë; te i dyti, kontabilisti hyn nga zyra e vet pa shkëmbyer skedarë.
Çfarë duhet të mbulojë programi në Shqipëri
Kërkesat vijnë nga dy anë: ligji i kontabilitetit dhe procedurat tatimore. Një program që përdoret në Shqipëri duhet të mbulojë të paktën këto:
- mbajtjen e kontabilitetit dhe përgatitjen e pasqyrave financiare sipas ligjit në fuqi, me Standardet Kombëtare të Kontabilitetit (SKK) ose me SNRF-të, sipas llojit të njësisë ekonomike;
- librin e shitjeve dhe librin e blerjeve në formën që kërkon deklarata e TVSH-së;
- TVSH-në e ndarë sipas normës, si në shitje ashtu edhe në blerje;
- ruajtjen e dokumenteve dhe gjetjen e tyre shpejt kur i kërkon një kontroll tatimor.
Ligji dhe standardet ndryshojnë herë pas here. Pyesni shitësin si i sjell ndryshimet në program dhe kontrolloni aktet në fuqi te Këshilli Kombëtar i Kontabilitetit.
Për mënyrën si plotësohen librat dhe deklarata, shihni udhëzuesin si deklarohet TVSH-ja. Për shuma të veçanta, përdorni llogaritësin e TVSH-së.
Lidhja me fiskalizimin dhe faturat elektronike
Faturat e shitjes në Shqipëri fiskalizohen në momentin e lëshimit. Programi i kontabilitetit duhet t’i marrë ashtu siç janë, pa rihedhje dhe pa kaluar nëpër eksport e import skedarësh.
Te blerjet rruga është e kundërt. Faturat elektronike që ju lëshojnë furnitorët vijnë përmes platformës qendrore dhe aty pranohen ose refuzohen. Pranimi duhet të ushqejë librin e blerjeve, me TVSH-në e zbritshme të ndarë sipas normës.
Përfitimi është i thjeshtë: shifrat në libra përputhen me ato që sheh administrata tatimore. Kur e njëjta faturë futet dy herë, në dy programe, mospërputhjet zakonisht dalin në ditën e fundit të afatit.
Kontrolloni edhe rastet që nuk janë faturë e zakonshme: anulimet, faturat korrigjuese dhe faturat e blerjes që refuzohen. Nëse programi i trajton me dorë, gabimet futen pikërisht aty ku askush nuk i kërkon.
Për më shumë, lexoni udhëzuesit për faturën elektronike dhe për platformën qendrore të faturave.
Biznes i vogël apo zyrë kontabiliteti: nevoja të ndryshme
Pronari i një biznesi të vogël kërkon thjeshtësi. I duhet pamja e muajit pa shumë hapa, shitjet dhe blerjet në një vend dhe një kontabilist që hyn me qasjen e vet, pa i nisur dosje me email. Për të, kriteri kryesor është sa pak punë i shton programi në ditë.
Para se të zgjidhni, pyesni kontabilistin tuaj: ai punon çdo muaj me këtë program dhe di çfarë i duhet.
Kontabilisti që mban shumë biznese ka një listë tjetër:
- një hyrje të vetme për të gjithë klientët, pa dalë e rihyrë në çdo llogari;
- të dhëna të ndara rreptësisht për çdo biznes, që asnjë faturë të mos shfaqet te klienti i gabuar;
- të drejta për çdo përdorues mbi bizneset që i janë caktuar;
- gjurmë veprimesh: kush e ndryshoi një shifër dhe kur;
- dorëzim të pastër kur një klient ndërron kontabilist, me historikun të paprekur.
Program kontabiliteti falas apo Excel: kur mjafton
Për një biznes me pak dokumente në muaj, një program falas ose një tabelë Excel mund të mjaftojë, sidomos kur librat i mban gjithsesi kontabilisti. Para se të vendosni, kontrolloni:
- A i merr faturat e fiskalizuara, apo duhet t’i hidhni sërish një nga një?
- A i nxjerr librat e shitjes dhe blerjes në formën që kërkon deklarata, apo i ndërtoni me dorë?
- A e ka planin kontabël dhe normat e TVSH-së që zbatohen në Shqipëri?
- A ruan gjurmë të ndryshimeve, që të dihet kush preku një shifër?
Sa më shumë përgjigje “jo”, aq më shumë orë shkojnë në rihedhje dhe kontrolle. Kur rritet numri i faturave ose kur me librat punojnë më shumë njerëz, ajo që kurseni te licenca e paguani me orë pune.
Nëse vazhdoni me Excel, mbani një fletë për çdo muaj me numrin e faturës, NIPT-in e palës, vlerën pa TVSH, TVSH-në sipas normës dhe NIVF-në.
Si ta provoni para se të vendosni
Bëjini këto pyetje çdo shitësi dhe kërkoni që t’jua tregojë në program, jo në prezantim:
- A mund ta provoni para se të paguani?
- A i merr faturat e fiskalizuara drejtpërdrejt, pa eksport e import?
- A i nxjerr librin e shitjeve dhe librin e blerjeve gati për deklaratën e TVSH-së?
- A mund t’i eksportoni të gjitha të dhënat tuaja dhe në çfarë formati?
- Kush i hedh gjendjet fillestare kur kaloni nga programi i vjetër?
- A ka mbështetje në shqip dhe sa shpejt përgjigjet?
- Si vijnë ndryshimet ligjore në program dhe a paguhen veçmas?
- Ku ruhen të dhënat dhe kush ka qasje në to?
Provën bëjeni me të dhëna të vërteta. Hidhni faturat e një muaji që e keni mbyllur tashmë dhe krahasoni librat që nxjerr programi me deklaratën që keni dorëzuar. Çdo ndryshim tregon ku do t’ju duhet punë dore.
Një shembull: VOS për kontabilistët
VOS (Virtual Office Solutions) është produkti ynë i fiskalizimit dhe ka një panel për zyrat e kontabilitetit që mbajnë shumë biznese:
- të gjithë klientët në një listë, me të dhënat e secilit biznes të ndara nga të tjerët;
- libri i shitjeve dhe libri i blerjeve mbushen nga faturat e fiskalizuara dhe nga faturat e blerjes së pranuara;
- TVSH-ja ruhet e ndarë sipas normës për çdo rresht fature;
- të drejta për çdo përdorues dhe gjurmë e veprimeve kritike.
VOS nuk e zëvendëson programin e kontabilitetit: mbulon fiskalizimin, librat e shitjes dhe blerjes dhe përmbledhjen e TVSH-së, ndërsa ditari dhe pasqyrat financiare mbeten te programi juaj.
Shihni VOS për kontabilistët ose provoni versionin demo pa regjistrim. Nëse ju duhet lidhja me programin tuaj të kontabilitetit, flisni me ne.
Burimet zyrtare
Informacion orientues: verifikojeni gjithmonë me kontabilistin, juristin ose institucionin përgjegjës. Square është partneri juaj softuerik, jo këshilltar tatimor apo ligjor.