Από τα τηλεφωνήματα και τα φύλλα Excel σε προσαρμοσμένη εφαρμογή B2B

Μια προσαρμοσμένη εφαρμογή B2B αλλάζει τον τρόπο που ένας διανομέας προϊόντων υγείας πουλάει σε φαρμακεία, κλινικές και καταστήματα. Τα τηλεφωνήματα και τα φύλλα Excel δουλεύουν σε μικρή κλίμακα. Ωστόσο κολλάνε γρήγορα μόλις μεγαλώσει η γκάμα.

Τα ψηφιακά εργαλεία αλλάζουν το εμπόριο ανάμεσα στις εταιρείες υγείας. Αντί για έξι ξεχωριστά συστήματα, μία πλατφόρμα κρατά προϊόντα, αγοραστές, τιμές, παραγγελίες και μηνύματα. Για μια εταιρεία με μεγάλο κατάλογο, η αλλαγή αποδίδει γρήγορα. Με λίγα λόγια, μια σωστή εφαρμογή B2B κάνει πολύ περισσότερα από ένα υπολογιστικό φύλλο.

Πού σπάνε οι τηλεφωνικές παραγγελίες

Τα τηλεφωνήματα μετράνε ακόμη στις πωλήσεις B2B, γιατί η εμπιστοσύνη χτίζεται με πραγματική κουβέντα. Ωστόσο το τηλέφωνο είναι φτωχό γραφείο παραγγελιών όταν η πελατολογία μεγαλώνει. Ένας αγοραστής μπορεί να καλέσει για ένα προϊόν, να ελέγξει το απόθεμα, να συμφωνήσει τιμή και να περάσει παραγγελία.

Ο πωλητής ψάχνει τότε τις λεπτομέρειες, γράφει το αίτημα και το προωθεί παρακάτω. Στη συνέχεια κάποιος ξαναπληκτρολογεί την παραγγελία σε ένα φύλλο Excel. Κάθε στάδιο τρώει χρόνο, και κάθε στάδιο ανοίγει την πόρτα σε λάθος.

Η ίδια τριβή εμφανίζεται στις επαναλαμβανόμενες παραγγελίες. Ένα φαρμακείο μπορεί να αγοράζει τα ίδια δώδεκα είδη κάθε μήνα. Παρ' όλα αυτά, καλεί ξανά τον πωλητή. Μια προσαρμοσμένη εφαρμογή B2B επιτρέπει σε αυτόν τον αγοραστή να προσπεράσει την ουρά και να παραγγείλει μέσα σε ένα λεπτό.

Αυτό δεν βάζει στην άκρη τις ομάδες πωλήσεων. Αντίθετα, τις ελευθερώνει για τη δουλειά που φέρνει έσοδα: συμβουλή, νέες επαφές και προσοχή στους μεγάλους λογαριασμούς.

Γιατί τα φύλλα Excel σπάνε στο τέλος

Το Excel είναι πράγματι χρήσιμο εργαλείο, κυρίως για μικρή ομάδα. Κρατά πελάτες, προϊόντα και παραγγελίες χωρίς κόστος άδειας και χωρίς μεγάλη εγκατάσταση. Το πρόβλημα ξεκινά όταν το Excel γίνεται το βασικό σύστημα μιας εταιρείας που μεγαλώνει.

Σύντομα πέντε αντίγραφα του ίδιου αρχείου κυκλοφορούν στην ομάδα. Κάθε αντίγραφο έχει ελαφρώς διαφορετική τιμή. Έτσι, κανείς δεν ξέρει ποιο νούμερο ισχύει. Στον χώρο της υγείας αυτή η αμφιβολία κοστίζει, γιατί τα δεδομένα αποθέματος και τιμών πρέπει να μένουν αξιόπιστα.

Μια προσαρμοσμένη εφαρμογή λύνει το θέμα με μία κοινή εγγραφή. Αντί να ψάχνουν φακέλους, οι εργαζόμενοι διαβάζουν τα ίδια δεδομένα από μία οθόνη. Καθώς οι αγοραστές περνούν μόνοι τους τις παραγγελίες, η εταιρεία παίρνει και καθαρά, δομημένα στοιχεία με πολύ λιγότερη πληκτρολόγηση.

Τι είναι στην πράξη μια προσαρμοσμένη εφαρμογή B2B

Μια προσαρμοσμένη εφαρμογή B2B είναι μια πλατφόρμα για εταιρείες που πουλούν σε άλλες εταιρείες. Δεν είναι βιτρίνα για το ευρύ κοινό. Αντίθετα, οργανώνεται γύρω από λογαριασμούς, κλίμακες τιμών, μαζικές παραγγελίες και επαναλαμβανόμενες αγορές.

Οι ανάγκες διαφέρουν πολύ ανά κλάδο. Ένας διανομέας υγείας, για παράδειγμα, χρειάζεται απόθεμα και στοιχεία παρτίδας που μια εταιρεία ρούχων δεν θα αγγίξει ποτέ. Γι' αυτό ένα έτοιμο πακέτο σπάνια ταιριάζει χωρίς συμβιβασμό.

Μια προσαρμοσμένη εφαρμογή B2B μαζεύει προϊόντα, πελάτες, τιμές, παραγγελίες, απόθεμα και αναφορές σε ένα σημείο. Με λίγα λόγια, το λογισμικό προσαρμόζεται στην εταιρεία, αντί η εταιρεία να προσαρμόζεται στο λογισμικό.

Γιατί οι εταιρείες υγείας χρειάζονται καλύτερα συστήματα

Ο κλάδος της υγείας στηρίζεται σε ακριβείς λεπτομέρειες και σε καθαρά βήματα που τηρούν οι άνθρωποι. Οι εταιρείες εδώ διαχειρίζονται μεγάλο κατάλογο προϊόντων, αρκετές κατηγορίες πελατών και απόθεμα που κινείται γρήγορα.

Το μείγμα πελατών είναι εξίσου ποικίλο. Φαρμακεία, κλινικές, καταστήματα και μεμονωμένοι γιατροί αγοράζουν με διαφορετικό τρόπο. Για τον λόγο αυτό, οι αξιόπιστες συνδέσεις B2B μετράνε εδώ περισσότερο από ό,τι στους περισσότερους κλάδους.

Τα καλά συστήματα μειώνουν τη γραφειοκρατία. Όταν τα στοιχεία βρίσκονται σε ένα σημείο, οι εργαζόμενοι τα βρίσκουν γρήγορα και οι αγοραστές περιμένουν λιγότερο. Επίσης, μια εφαρμογή κρατά το γραφείο παραγγελιών ανοιχτό όλο το εικοσιτετράωρο, όχι μόνο στις ώρες γραφείου.

Η Elba Farmakrem ως παράδειγμα εργασίας

Η Elba Farmakrem διανέμει προϊόντα υγείας στην Αλβανία. Ο δημόσιος κατάλογός της καλύπτει βιταμίνες, μέταλλα, ιατρικό εξοπλισμό, συμπληρώματα και προϊόντα περιποίησης.

Ένας τόσο πλατύς κατάλογος δοκιμάζει καλά τις παραπάνω ιδέες. Κάθε κατηγορία έχει δικές της τιμές, δικούς της κανόνες αποθέματος και δικό της προφίλ πελάτη. Έτσι, ένας τέτοιος διανομέας κερδίζει πολλά από καθαρές ψηφιακές διαδικασίες.

Πρόκειται για παράδειγμα, όχι για μελέτη περίπτωσης. Σημασία έχει το σχήμα της επιχείρησης: μεγάλος κατάλογος, πολλοί επαγγελματίες αγοραστές και ομάδα πωλήσεων που σηκώνει ακόμη το τηλέφωνο. Πράγματι, πολλές εταιρείες υγείας στην περιοχή μοιράζονται αυτό το προφίλ.

Από τα τηλεφωνήματα στην αυτοεξυπηρέτηση

Φανταστείτε μια κλινική που χρειάζεται είκοσι είδη. Με την παλιά ρουτίνα, κάποιος καλεί τον πωλητή, ρωτά για απόθεμα, συμφωνεί τιμή και περιμένει. Με μια εφαρμογή, μπαίνει στον λογαριασμό του, ψάχνει, προσθέτει γραμμές και στέλνει την παραγγελία αμέσως.

Το γραφείο πωλήσεων λαμβάνει τότε πλήρη παραγγελία με κάθε λεπτομέρεια στην οθόνη. Έτσι δεν υπάρχουν χειρόγραφες σημειώσεις προς αποκρυπτογράφηση ούτε αρχεία προς συμφωνία. Επειδή τα στοιχεία φτάνουν σε σταθερή μορφή, περνούν κατευθείαν στο επόμενο στάδιο.

Οι αγοραστές κερδίζουν και ελευθερία. Μπορούν να παραγγείλουν στις έξι το πρωί ή αργά το βράδυ, χωρίς να περιμένουν να ανοίξει κάποιο γραφείο.

Για την εταιρεία, αυτό σημαίνει περισσότερες παραγγελίες από την ίδια ομάδα. Καθώς ο όγκος ανεβαίνει, η εφαρμογή απορροφά τη ρουτίνα.

Τι περιμένουν σήμερα οι αγοραστές B2B

Οι επαγγελματίες αγοραστές κρίνουν ένα εργαλείο B2B με μέτρο τα καταναλωτικά σάιτ που χρησιμοποιούν στο σπίτι. Θέλουν αναζήτηση που δουλεύει, καθαρές ενδείξεις αποθέματος και γρήγορο δρόμο προς την ολοκλήρωση. Έρευνα της Nielsen Norman Group δείχνει ότι τα σάιτ B2B συχνά κρύβουν τα βασικά στοιχεία που ζητούν οι αγοραστές.

Αυτό μετράει περισσότερο στις επαναλαμβανόμενες παραγγελίες. Αν ο αγοραστής ξέρει ήδη τον κωδικό και την ποσότητα, το τηλεφώνημα είναι απλώς τριβή.

Μια προσαρμοσμένη εφαρμογή B2B κρατά την ανθρώπινη σχέση και αφαιρεί την τριβή. Κάθε λογαριασμός μπορεί να έχει δικές του τιμές, δικούς του όρους, δικό του κατάλογο και δικές του συνθήκες πληρωμής.

Αυτή η ελευθερία είναι το βασικό όφελος. Αντί για μία διαδικασία για όλους, το λογισμικό καθρεφτίζει τις πραγματικές συμφωνίες που έκλεισε η εταιρεία.

Ένα σπίτι για τα προϊόντα και τις παραγγελίες

Τα διάσπαρτα στοιχεία είναι το βαθύτερο πρόβλημα. Όταν οι πληροφορίες ζουν σε κλήσεις, σε email, σε φύλλα Excel και σε ένα παλιό σύστημα, οι εργαζόμενοι περνούν τη μέρα ως ανθρώπινη κόλλα.

Μια εφαρμογή B2B μαζεύει αυτά τα νήματα σε μία εγγραφή, σε μια ενιαία πηγή αλήθειας για προϊόντα, λογαριασμούς και παραγγελίες. Έτσι, οι εργαζόμενοι σταματούν να περνούν την ίδια γραμμή δύο φορές.

Και οι ιδιοκτήτες βλέπουν καθαρά. Αντί για χειροποίητη αναφορά κάθε μήνα, διαβάζουν ζωντανά νούμερα στην οθόνη. Πράγματι, το ιστορικό παραγγελιών δείχνει σύντομα ποια προϊόντα κινούνται, ποιοι πελάτες χάνονται και πού κρύβεται η ανάπτυξη.

Πού βοηθά η αυτοματοποίηση

Η αυτοματοποίηση είναι το επόμενο όφελος. Πολλά περάσματα που σήμερα ζητούν άνθρωπο μπορούν να τρέχουν μόνα τους μέσα στην εφαρμογή.

Για παράδειγμα, μια νέα παραγγελία μπορεί να δρομολογηθεί μόνη της στο σωστό τμήμα. Το λογισμικό σημαίνει το χαμηλό απόθεμα, ειδοποιεί τον αγοραστή και ανοίγει λίστα συλλογής. Κανείς δεν χρειάζεται να αντιγράψει μια γραμμή από ένα τηλεφώνημα.

Αυτό δεν βγάζει τους ανθρώπους από τη διαδικασία. Αντίθετα, τους μετακινεί προς τη δουλειά όπου η κρίση τους μετράει πραγματικά.

Μια εφαρμογή που μεγαλώνει μαζί με την εταιρεία

Η ανάπτυξη σπάει τις παλιές συνήθειες. Μια διαδικασία που αντέχει είκοσι αγοραστές μπορεί να πνιγεί στους τετρακόσιους.

Μια προσαρμοσμένη εφαρμογή B2B χτίζεται με αυτή την καμπύλη στο μυαλό. Νέα προϊόντα, νέες κλίμακες τιμών και νέοι ρόλοι μπαίνουν χωρίς να ξαναγραφτεί το σύστημα. Για ευρύτερη εικόνα, δείτε το άρθρο μας για το προσαρμοσμένο λογισμικό και την ανάπτυξη της επιχείρησης.

Η πλατφόρμα μπορεί επίσης να μεγαλώσει σε εύρος με τον χρόνο. Επόμενες φάσεις μπορεί να προσθέσουν πίνακες για πελάτες, ζωντανή εικόνα αποθέματος, πληρωμή με κάρτα ή σύνδεση με το λογιστικό σύστημα.

Έτσι το προσαρμοσμένο λογισμικό λειτουργεί ως μακροχρόνιο περιουσιακό στοιχείο. Μεγαλώνει μαζί με την εταιρεία αντί να τη φρενάρει.

Πώς το προσεγγίζει η Square Software

Η Square Software χτίζει τέτοια συστήματα για εταιρείες που ξεπέρασαν τα υπολογιστικά φύλλα. Η δουλειά μας καλύπτει εφαρμογές ιστού, εφαρμογές κινητών, σχεδίαση διεπαφών, εγκατάσταση στο cloud, μηχανική δεδομένων και DevOps.

Ξεκινάμε από το εμπορικό πρόβλημα, όχι από την τεχνολογία. Πρώτα χαρτογραφούμε την πραγματική διαδρομή μιας παραγγελίας. Έπειτα σχεδιάζουμε τις οθόνες γύρω από αυτήν. Τέλος παραδίδουμε σε μικρές φάσεις, ώστε η ομάδα να χρησιμοποιεί το πρώτο κομμάτι όσο χτίζουμε το δεύτερο.

Οι χρεώσεις μας κινούνται από 35-55 EUR ανά ώρα, και οριοθετούμε κάθε έργο πριν γραφτεί κώδικας. Διαβάστε περισσότερα στη σελίδα υπηρεσίες outsourcing, ή επικοινωνήστε μαζί μας για να το συζητήσουμε.

Τι θα σήμαινε αυτό στην πράξη

Για έναν διανομέα με κατάλογο τόσο πλατύ όσο της Elba Farmakrem, οι καθαρές ψηφιακές διαδικασίες αποδίδουν κάθε μέρα. Μια προσαρμοσμένη εφαρμογή B2B θα έδινε στους επαγγελματίες αγοραστές ένα σημείο για αναζήτηση, παραγγελία και παρακολούθηση.

Οι εσωτερικές ομάδες θα κέρδιζαν εξίσου. Αντί για τέσσερα κανάλια, θα δούλευαν από ένα νήμα αξιόπιστης πληροφορίας.

Το πραγματικό έπαθλο δεν είναι η ίδια η εφαρμογή. Είναι μάλλον η τριβή που φεύγει από κάθε συμφωνία.

Ο δρόμος μπροστά

Το B2B στην υγεία περνά στο διαδίκτυο, αργά αλλά σταθερά. Οι επαγγελματίες αγοραστές περιμένουν πλέον αυτοεξυπηρέτηση, ζωντανό απόθεμα και διαφανείς όρους.

Οι εταιρείες που μένουν στα τηλεφωνήματα και στα φύλλα Excel θα νιώσουν το κενό να μεγαλώνει. Όσες επενδύουν σε σωστή βάση εξυπηρετούν περισσότερους πελάτες με λιγότερη πίεση.

Μια προσαρμοσμένη εφαρμογή B2B είναι ένα πρακτικό πρώτο βήμα. Μπορεί να ξεκινήσει από ένα καθαρό πρόβλημα και να μεγαλώσει καθώς μαθαίνει η εταιρεία.

Με λίγα λόγια, το καλό λογισμικό δεν αντιγράφει απλώς μια παλιά διαδικασία. Βελτιώνει την ίδια τη διαδικασία. Αυτή είναι η πραγματική δύναμη που έχει μια προσαρμοσμένη εφαρμογή B2B: τεχνολογία φτιαγμένη γύρω από την εταιρεία, τους πελάτες της και τον τρόπο που θέλει να μεγαλώσει.